1) Jeg sikkerhetskopierer filene mine hver dag som jeg jobber i dem og noen ganger mer enn en gang om dagen hvis jeg legger til mye data. Jeg beholder mine ti mest aktuelle sikkerhetskopier, og jeg sletter de eldre. Jeg beholder mine sikkerhetskopier på Sky. Mine filer lagres også automatisk til egen sky/sikkerhetkopi HD så jeg har dem på to steder. Jeg har 23 års forskning i databasefilen, og hvis jeg noen gang har mistet det, må jeg kanskje kaste meg av en klippe. 

2) Før jeg sikkerhetskopierer filene mine, gjør jeg en listeopprydding og en kontroll / reparasjon. Jeg har allerede Legacy automatisk omnummerering av mine RIN og MRIN som komprimerer filen min enda lenger. Rutinemessig kontroll / reparasjon er svært viktig. Det ligner på defragging av harddisken din. Når du legger til data, sletter data, slår sammen data blir informasjonen litt spredt. En sjekk / reparasjon vil komprimere filen og få den til å kjøre mer effektivt. Det kan også løse de fleste av de vanlige databasefeilene som oppstår over tid.

3) Én gang i uken adresserer jeg hvert problem som er på listen over potensielle problemer, og det gjøres også for å fjerne problemet, eller hvis det ikke er et problem, merker jeg det som sådan. Jeg liker ikke å la potensielle problemer komme ut av kontroll fordi hvis du venter for lenge til å adressere dem, vil du føle deg litt overveldet. Ikke glem å ta deg tid til å gå gjennom mulige problemer for å få dem angitt akkurat slik du vil, slik at det bare plukker opp legitime problemer som du må adressere.

4) En gang i uken søker jeg etter duplikater i filen min. Jeg gjør heller den undersøkelsen som trengs for å avgjøre om de egentlig er duplikater eller hvis jeg vet for et faktum at de ikke er, merker jeg dem som sådan. Jeg elsker denne funksjonen i Legacy. Når du har en stor database, kan du enkelt legge til noen som ektefelle uten å vite at du allerede har den samme personen som et barn i en annen familie. Dette gjelder spesielt når du arbeider i områder i landet der det er vanlig at folk gifter seg med slektninger.

5) En gang i uken vurderer jeg min To-Do-liste. Er det noe jeg glemte å lukke ut? Er det noe jeg sa jeg trengte å gjøre, men har ikke gjort ennå? Har jeg ikke hørt tilbake fra noen i rimelig tid, noe som betyr at jeg må sende forespørselen min igjen? Dette er et annet område du vil holde deg på, eller det kan bli overveldende. 

6) Jeg lukker filen min om natten. Jeg lar ikke databasen være åpen i lengre perioder uten tilsyn. Hvis Windows bestemmer seg for å oppdatere og starte om på nytt med filen din, kan det føre til problemer. Før jeg slår av for dagen, gjør jeg de to første elementene i denne listen. 

7) Jeg endrer fargeskjemaet fra tid til annen. Dette har absolutt ingenting å gjøre med å opprettholde databasen din.